Politique de confidentialité

Dernière mise à jour le 14 septembre 2023

1. Informations générales et coordonnées

La présente politique de confidentialité régit le traitement de vos données à caractère personnel par Peninsula BV, une société inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0821.923.164, dont le siège social est situé à B-3630 Maasmechelen, Wijnantslaan 7 (ci-après dénommée " Ocean ", " Ocean, Your Legal Solution ", " nous ", " notre " ou " nos ").

La confidentialité et la sécurité de vos données personnelles (ci-après dénommées "vous" ou "votre") sont très importantes pour nous. Nous vous conseillons de lire attentivement notre politique de confidentialité, ainsi que notre politique en matière de cookies, qui fait partie intégrante de notre politique de confidentialité. Ces documents contiennent des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et sur les cookies utilisés.

Nous pouvons recevoir vos données à caractère personnel directement de votre part via notre site web www.oceanlegal.be, ses sous-domaines et ses répertoires (collectivement désignés sous le nom de "Plateforme"), par tout autre moyen lié aux technologies de l'information ou de la communication, y compris les courriers électroniques et les appels vocaux, ou par le biais de toute interaction en personne que nous pourrions avoir. Nous pouvons également recevoir vos données à caractère personnel de sources tierces, comme indiqué ci-dessous.

Aux fins de la présente politique de confidentialité, nous devons être considérés comme le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que la législation applicable en matière de protection de la vie privée nous impose certaines obligations. La législation susmentionnée comprend notamment

• le règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, GDPR),

• la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, et

• la loi du 13 juin 2005 sur la communication électronique,

ci-après dénommée collectivement la "législation sur la protection des données" applicable, y compris les adaptations et révisions futures de la précédente.

Si vous avez des questions concernant la présente politique de protection de la vie privée ou si vous estimez que vos intérêts ne sont pas ou sont mal représentés, veuillez nous adresser vos questions à l'adresse suivante : moana@oceanlegal.be.

En outre, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données ou de lui demander des informations complémentaires, conformément à l'article 10 de la présente politique de protection de la vie privée. Si vous avez des questions ou des réclamations, nous vous invitons à nous contacter en premier lieu afin que nous puissions résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer.

2. Quelles données personnelles collectons-nous et pourquoi ?

Les données personnelles que nous collectons et traitons à votre sujet seront toujours liées aux objectifs spécifiques énoncés ci-dessous.

Nous pouvons recueillir les données à caractère personnel que vous choisissez de partager directement avec nous, par exemple lorsque vous entrez en contact avec nous par courrier électronique, lorsque vous vous abonnez à notre lettre d'information, lorsque vous achetez des produits numériques via notre plateforme, lorsque vous souhaitez télécharger nos ressources gratuites ou lorsque vous passez un contrat avec nous en tant que fournisseur ou en tant que client pour des services juridiques. Nous pouvons également collecter vos données personnelles par le biais de toute autre technologie de communication ou de télécommunication, notamment par des moyens automatisés, tels que les cookies par exemple. Veuillez vous référer à notre politique en matière de cookies pour plus d'informations sur le traitement des données à caractère personnel par le biais de cookies et de technologies similaires.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu plus détaillé des catégories pertinentes de données à caractère personnel que nous collectons et traitons, des finalités du traitement et, plus généralement, de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Ocean traite les données personnelles suivantes vous concernant dans le cadre de ses activités :

Catégorie 1

Description: si nous concluons un contrat avec vous en tant que client ou fournisseur, nous traitons vos nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, adresse du siège social et numéro de TVA, ainsi que d'autres données à caractère personnel que vous nous fournissez volontairement, afin de pouvoir exécuter notre part du contrat.

Objectif et base juridique : nous collecterons et utiliserons vos données à caractère personnel pour : (i) être en mesure d'exécuter et de respecter notre part du contrat. Lorsque vous êtes notre client ou notre fournisseur en tant que personne physique, nous nous appuyons sur la nécessité de traiter vos données à caractère personnel afin d'exécuter et de respecter le contrat que nous avons conclu avec vous. Toutefois, si vous agissez au nom d'une société ou d'une autre entité juridique, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à pouvoir conclure des contrats avec des clients et des fournisseurs lorsque nous traitons vos données à caractère personnel ; (ii) effectuer notre gestion commerciale normale (par exemple, la facturation et la gestion des relations), pour laquelle nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à gérer notre entreprise de manière responsable et professionnelle ; (iii) nous défendre dans le cadre de procédures judiciaires, lorsqu'il est dans notre intérêt légitime d'utiliser vos données à caractère personnel dans le cadre de ces procédures.

Catégorie 2

Description : si vous vous inscrivez à notre lettre d'information, si vous téléchargez des ressources (gratuites) sur notre plateforme ou si vous vous inscrivez sur une liste d'attente, nous traitons votre adresse électronique, votre prénom et votre nom de famille.

Objectif et base juridique : marketing direct et lettres d'information par Ocean, la base juridique étant notre intérêt légitime à l'égard des clients existants ou votre consentement explicite et préalable si vous n'êtes pas déjà client d'Ocean. Vous pouvez à tout moment indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir nos lettres d'information en utilisant l'option d'exclusion figurant dans nos lettres d'information ou en nous contactant directement par e-mail ou par téléphone.

Catégorie 3

Description : lorsque vous communiquez avec nous via les médias sociaux, l'e-mail ou tout autre canal de communication numérique, nous pouvons - en fonction de la forme de communication choisie - collecter vos nom et prénom, votre adresse e-mail, le nom de votre entreprise, l'adresse de votre siège social, le nom de votre compte sur les médias sociaux et votre numéro de téléphone.

Objectif et base juridique : nous collecterons et utiliserons vos données à caractère personnel pour : (i) permettre la communication entre vous et nous, pour laquelle nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à pouvoir répondre aux demandes, questions ou remarques ou à vous contacter de manière proactive pour des demandes de quelque nature que ce soit (par ex. lorsque vous répondez à un blog, utilisez notre formulaire de contact ou nous contactez via les médias sociaux, par téléphone ou par courrier électronique) ; (ii) améliorer le contenu de la plateforme et des pages de médias sociaux ainsi que l'expérience globale, ce pour quoi nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à offrir à nos visiteurs un espace en ligne intéressant ; (iiii) détecter et prévenir les logiciels malveillants, les contenus et comportements illégaux et d'autres types d'abus, ce pour quoi nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à assurer la sécurité de notre présence en ligne.

Catégorie 4

Description : chaque fois que vous visitez notre Plateforme, nous pouvons utiliser des cookies et des technologies similaires pour collecter diverses données personnelles vous concernant, en particulier votre adresse IP, votre comportement de navigation, votre origine et vos termes de recherche. Vous trouverez plus d'informations sur la manière dont nous utilisons les cookies dans notre Politique en matière de cookies.

Objectif et base juridique : maintenir et améliorer notre plate-forme et inclure des données personnelles dans des statistiques anonymes qui ne permettent pas de déterminer l'identité de personnes ou de sociétés spécifiques, sur la base juridique de l'intérêt légitime d'Ocean à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre plate-forme dans le cas des cookies nécessaires et fonctionnels ou de votre consentement explicite et préalable lors de votre première visite sur notre plate-forme pour tous les autres cookies.

Catégorie 5

Description : si nous avons le plaisir de vous rencontrer en personne et que vous nous laissez votre carte de visite, nous traitons vos nom et prénom, le nom de votre entreprise, votre adresse électronique et/ou votre numéro de téléphone.

Objectif et base juridique : à des fins de gestion normale des relations commerciales, en se fondant sur notre intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel, qui est de pouvoir développer notre réseau de contacts.

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Pour toutes les données personnelles que nous avons collectées dans les circonstances susmentionnées, Ocean traitera également vos données personnelles pour : (i) se conformer à des obligations légales ou à toute demande raisonnable émanant d'agents ou de représentants compétents chargés de l'application de la loi, d'autorités judiciaires, d'agences ou d'organismes gouvernementaux, y compris les autorités compétentes en matière de protection des données ; (ii) informer un tiers dans le cadre d'une éventuelle fusion avec, d'une acquisition de/par ou d'une scission par ce tiers, même si ce tiers est situé en dehors de l'UE, auquel cas nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à effectuer des transactions d'entreprise.

3. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données à caractère personnel ne sont traitées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs décrits ci-dessus ou, lorsque nous vous avons demandé votre consentement, jusqu'au moment où vous le retirez. Dans cet article, nous vous fournissons les informations dont vous avez besoin pour évaluer la durée pendant laquelle nous conserverons vos données à caractère personnel identifiables. En règle générale, nous dépersonnalisons vos données à caractère personnel lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins décrites ci-dessus ou lorsque la période de conservation expliquée dans cet article a expiré. Toutefois, nous ne pouvons pas dépersonnaliser vos données à caractère personnel s'il existe une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative qui empêche Océan de les dépersonnaliser.

Toutes les données à caractère personnel que nous recueillons dans le cadre de nos interactions avec vous via la Plateforme, les médias sociaux, le téléphone, le courrier électronique et d'autres canaux de communication numérique seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour communiquer avec vous, mais aussi pour conserver une archive historique de nos communications. Cela nous permet de revenir à des communications antérieures si vous revenez vers nous avec de nouvelles questions, demandes, remarques ou autres données.

Toutes les données personnelles que nous collectons pour vous envoyer notre marketing direct ou notre lettre d'information seront conservées aussi longtemps que vous serez abonné à notre liste de diffusion ou que vous resterez notre client.

Toutes les données personnelles que nous recueillons lorsque vous nous remettez votre carte de visite seront conservées aussi longtemps que vous ne nous demanderez pas de les effacer.

Toutes les données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre d'une relation contractuelle avec vous ou l'organisation que vous représentez seront conservées pendant la durée de la relation contractuelle et jusqu'à dix (10) ans par la suite.

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Afin de vous fournir nos services et de mettre à votre disposition notre Plateforme et nos pages de médias sociaux, nous pouvons partager vos données personnelles avec des contractants tiers et/ou d'autres responsables du traitement. Le partage de vos données à caractère personnel est soit effectué sur la base de notre contrat, en particulier lorsque cela est nécessaire à l'exécution de nos services, soit subordonné à notre intérêt légitime à vous fournir nos services de la meilleure manière possible.

Nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers à des fins secondaires ou non liées à celles mentionnées dans la présente politique de confidentialité, sauf indication contraire expresse au moment de la collecte des données personnelles en question. Veuillez noter qu'en raison de la complexité et de la nature changeante de nos services, nous ne sommes pas en mesure de vous fournir une liste exhaustive de tous les tiers avec lesquels vos données à caractère personnel peuvent être partagées. Toutefois, nous avons identifié les principales catégories suivantes de tiers destinataires :

• Nos conseillers professionnels

• Autorités gouvernementales et réglementaires

• L'assurance responsabilité civile professionnelle ou d'autres assureurs compétents ;

• Les tiers auxquels nous pourrions confier certains services tels que, sans s'y limiter, les services de traduction, les fournisseurs de systèmes informatiques ou de logiciels, les fournisseurs de services d'assistance informatique, les fournisseurs de documents et de stockage d'informations ;

• Les tiers engagés dans le cadre des services que nous fournissons à nos clients, tels que d'autres avocats ou juristes, des bureaux de marques et de brevets et des experts tels que des conseillers fiscaux ;

5. Transferts internationaux de données

Notre bureau est situé en Belgique et les données personnelles que nous collectons sont stockées sur des serveurs situés dans l'Espace économique européen (EEE).

Toutefois, aux fins énoncées à l'article 2, vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers d'autres juridictions situées en dehors de l'Espace économique européen (EEE) et qui ne sont donc pas liées par le GDPR. L'EEE se compose de l'UE, du Liechtenstein, de la Norvège et de l'Islande.

Lorsque vos données personnelles sont transférées à des tiers résidant dans ces juridictions, nous mettrons en œuvre des garanties appropriées dans notre accord avec ces tiers afin de nous assurer que vos données personnelles bénéficient d'un niveau adéquat de protection des données au moins équivalent au niveau auquel vous avez droit en vertu du GDPR. À cette fin, nous évaluons le niveau de protection des données dans le pays de transit ou de destination, en tenant compte notamment des décisions pertinentes prises par la Commission européenne. Nous pouvons utiliser les Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et toute autre solution appropriée requise ou autorisée par la législation applicable en matière de protection des données.

6. Vos droits en matière de protection des données

En vertu de la législation applicable en matière de protection des données, vous disposez de certains droits en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous collectons et traitons.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les droits énumérés ci-dessous ou si vous souhaitez les exercer, veuillez nous envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : moana@oceanlegal.be. Lorsque vous exercez vos droits en matière de protection des données, nous vous demandons simplement de vous identifier correctement afin que nous puissions répondre à votre demande dans les délais indiqués ci-dessous.

L'exercice de vos droits est gratuit et sera effectué dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Nous pouvons prolonger ce délai de deux (2) mois supplémentaires, soit une période totale de trois (3) mois, si votre demande est particulièrement complexe. Si nous décidons de prolonger le délai initial, nous vous en informerons en temps utile.

Dans les cas où nous considérons que votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous nous réservons le droit de vous facturer des frais administratifs pour l'exécution de votre demande ou de refuser de la traiter. Vous serez informé de notre décision dans les délais susmentionnés.

Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des droits que vous pouvez exercer en ce qui concerne vos données à caractère personnel :

• Retrait du consentement: vous avez le droit de retirer votre consentement pour toutes les activités de traitement qui y sont soumises ;

• Droit d'accès: vous avez le droit de demander une copie des données que nous traitons et détenons à votre sujet, dans un format compréhensible ;

• Droit de rectification: vous avez le droit de nous demander de corriger, modifier ou compléter vos données personnelles ;

• Droit à l'effacement: vous avez le droit de demander l'effacement des données à caractère personnel que nous traitons ou stockons à votre sujet ;

• Droit de restreindre le traitement: Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. En exerçant ce droit, les données personnelles concernées resteront en notre possession, mais nous ne pourrons plus les traiter ;

• Droit d'opposition au traitement: lorsque nous traitons et collectons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement de ces données ;

• Droit à la portabilité de vos données: cela signifie que nous pouvons, à la demande de la personne concernée, lui fournir ses données personnelles et/ou les fournir à des tiers dans un format structuré et lisible par machine.

7. Sécurité des données personnelles

Nous utilisons des méthodes techniques et organisationnelles généralement acceptées et raisonnables, conformes aux développements technologiques actuels en matière de sécurité opérationnelle, pour assurer une protection contre la perte, l'utilisation abusive, l'altération ou la destruction de toutes les données à caractère personnel que nous stockons et traitons.

Nos mesures techniques et organisationnelles sont fréquemment mises à jour afin d'adapter ces mesures aux nouvelles procédures techniques et organisationnelles et de garantir la sécurité permanente de vos données à caractère personnel.

Notre Plateforme contient des liens vers d'autres sites web ou ressources Internet (ci-après dénommés collectivement "Sites tiers"), qui peuvent également collecter des données personnelles, y compris par le biais de cookies ou d'autres technologies. Nous ne sommes pas responsables ni ne contrôlons ces sites tiers, ni leur collecte, leur utilisation ou leur divulgation de vos données personnelles. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces sites tiers pour comprendre comment ils collectent et traitent vos données personnelles.

8. Modifications de la présente politique de protection de la vie privée

Nous pouvons adapter et modifier notre politique de confidentialité de temps à autre, notamment pour tenir compte des nouvelles pratiques en matière de protection des données et pour vous donner un plus grand contrôle sur vos données à caractère personnel.

Nous mettrons toujours notre politique de confidentialité à disposition sur la plate-forme dans sa version la plus récente. Vous pouvez également nous demander de vous envoyer la version actuelle ou antérieure de notre politique de confidentialité en nous envoyant un e-mail à moana@oceanlegal.be. En haut de ce document, vous pourrez vérifier la date à laquelle nous avons modifié notre politique de confidentialité pour la dernière fois.

9. Vos questions et interrogations

Vous vous engagez à nous fournir des données personnelles exactes. Vous pouvez à tout moment modifier les données personnelles que nous détenons en nous envoyant un e-mail à moana@oceanlegal.be. Nous ne pouvons être tenus responsables de toute défaillance de nos services due à des informations incorrectes que vous auriez fournies.

Si vous avez des questions concernant notre politique de protection de la vie privée ou si vous estimez que vos intérêts ne sont pas ou ne sont pas correctement représentés, vous pouvez nous adresser vos questions à l'adresse électronique mentionnée ci-dessus.

10. Droit applicable et règlement des litiges

Notre politique de protection de la vie privée est régie et interprétée conformément au droit belge, à moins que des dispositions légales impératives n'en disposent autrement.

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l'autorité de l'État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée de la législation applicable en matière de protection des données.

L'autorité principale de protection des données est l'Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit, qui peut être contactée par les moyens de communication suivants :

- En suivant les instructions et en remplissant le formulaire accessible via ce lien;

- En envoyant une lettre à l'adresse suivante : rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;

- En appelant le numéro de téléphone suivant : +32 (0)2 274 48 00 ;

- En envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante : contact@apd-gba.be.

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